Nama : Annisaa El Husna
NPM : 20212986
Kelas : 3EB12
MEMO
Apa memo?
Sebuah memo atau memorandum adalah:
o hard-copy (dikirim pada kertas) dokumen
o digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi
o biasanya pendek
o mengandung Untuk, Dari, Tanggal, Pos Subyek dan bagian
Pesan
o Tidak perlu ditandatangani, tapi kadang-kadang memiliki
nama pengirim di bagian bawah untuk menjadi lebih ramah, atau nama lengkap
pengirim untuk menjadi lebih formal. Jika ragu, ikuti gaya perusahaan Anda.
Mengapa menulis memo?
Memo berguna dalam situasi di mana e-mail atau pesan teks
yang tidak cocok. Misalnya, jika Anda mengirim suatu objek, seperti buku atau
kertas yang perlu ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda dapat
menggunakan memo sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa yang penerima
harus melakukan.
Bagaimana menulis memo
Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai berikut:
1. 'Untuk' bagian yang berisi nama penerima. Untuk memo
resmi, diberi nama penerima; misalnya 'Untuk: Andy' cukup. Untuk lebih memo
formal, gunakan nama lengkap penerima. Jika penerima adalah di departemen lain,
gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak diperlukan
untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali memo sangat formal.
2. 'Dari' bagian yang berisi nama pengirim. Untuk memo
resmi, pengirim nama lain; misalnya 'Dari: Bill' cukup. Untuk lebih memo
formal, gunakan nama lengkap pengirim. Jika penerima adalah di departemen lain,
gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak diperlukan
untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali memo sangat formal.
3. 'Tanggal' bagian. Untuk menghindari kebingungan antara
sistem tanggal Inggris dan Amerika, menulis bulan sebagai kata atau singkatan;
misalnya 'Januari' atau 'Jan'.
4. Subject.
5. Pesan.
Kecuali memo adalah catatan singkat, pesan memo terorganisir
harus berisi bagian berikut:
a. Situasi - Pengantar atau tujuan memo
b. Masalah (opsional) - misalnya: "Sejak pindah ke
kantor baru di Kowloon Bay, staf memiliki kesulitan dalam mencari tempat
terdekat untuk membeli makan siang."
c. Solusi (opsional) - misalnya: ". Menyediakan oven
microwave di dapur akan memungkinkan staf untuk membawa kotak makan siang
mereka sendiri dan panaskan makanan mereka"
d. Aksi - ini mungkin sama dengan solusi, atau menjadi
bagian dari solusi yang penerima harus melaksanakan; misalnya "Kami akan
sangat menghargai jika Anda bisa mengotorisasi hingga $ 3.000"
e. Kesopanan - untuk menghindari penerima menolak untuk
mengambil tindakan yang Anda inginkan, penting untuk mengakhiri dengan ekspresi
sopan; misalnya "Sekali lagi, terima kasih atas dukungan Anda.", Atau
lebih informal "Terima kasih".
6. Signature
ini adalah opsional.
Postingan
