Nama : Annisaa El Husna A
NPM : 20212986
Kelas : 3EB12
Mata Kuliah : Bahasa Indonesia 2
Surat Menyurat
Pengertian
Surat adalah
suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu
kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar
komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus
terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Fungsi
Surat Menyurat
Surat
yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1.
Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti
apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat
yang mengadakan hubungan korespondensi.
2.
Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.
Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas
suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4.
Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5.
Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Tujuan
Menulis Surat
Tujuan
menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a.
Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b.
Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin
mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu jelas isinya,
lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut
ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah
dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga
data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan.
Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu
kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan
pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda
baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika
diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang
digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang
pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara
tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh
bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas,
wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using,
dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain.
Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada
surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan
sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang
berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
Jenis-Jenis
Surat
A. Berdasarkan
Wujud Surat
Kartu
Pos
Kartu
pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm.
Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan
surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang
tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada
halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
Warkat
Pos
Warkat
pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini
dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus
sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang
agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di
kantor pos.
Telegram
Telegram
adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim
dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu
yang singkat.
Surat
Bersampul
Surat
bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan
sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi.
Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih
terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih
santun dalam surat menyurat.
B. Berdasarkan
Pembuatan Surat
Surat
Pribadi
Jenis
surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi
penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu.
Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat
permohonan izin bangunan.
Surat
Resmi
Surat
resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang
ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi,
lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat
resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
C. Berdasarkan
Pesan Surat
Surat
Keluarga
Surat
keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan.
Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
Surat
Setengah Resmi
Surat
setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau
lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja,
permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
Surat
Sosial
Surat
sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang,
organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah
sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
Surat
Niaga
Surat
niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan
berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang,
lelang barang, atau pesanan barang.
Surat
Dinas
Surat
ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau
keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan
organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat
tugas.
Surat
Pengantar
Surat
ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi
seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Surat
Sangat Rahasia
Surat
ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan
suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada
sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat
Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari
"Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk
membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar
tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari
kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen
kemiliteran.
Surat
Rahasia
Jenis
surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu
atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi.
Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan
kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia
Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun.
Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu
instansi.
Surat
Konfidensial
Surat
yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya
memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat
hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
Surat
Biasa
Surat
biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa
mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat
undangan.
Contoh surat
Surat Pemberitahuan
Surat Kuasa
Surat Pribadi
Surat Lamaran Kerja
Sumber :
http://billy-anjaka.blogspot.com/2014/06/jenis-jenis-surat-beserta-contohnya.html
http://shintya-yataerry.blogspot.com/2014/11/bahasa-indonesia-2-tugas-3-surat.html
http://muthiaa.wordpress.com/2012/06/20/surat-menyurat/
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar